Ufficio Protocollo e sicurezza

ROSA CAMPAGNA

• Sportello informazioni a genitori, studenti e docenti SP S.ANNA (7.30-9.30) e supporto complessivo al plesso in caso di necessità (accoglienza, portineria,…)
• Gestione mensa, inserimento dati per la SP S.ANNA in caso di assenza dei collaboratori scolastici
• Predisposizione delle sostituzioni del personale in servizio SP S.ANNA (7.30-9.30), a supporto dei docenti incaricati
• Gestione registro protocollo PiTRE con smistamento e archivio della posta: scarico posta elettronica e PEC (e relativa gestione degli allegati/zip/…) – gestione archivio, predisposizione delle mailing list in Pitre con verifica costante e precisa del perfetto allineamento, in collaborazione con gli uffici personale docente e ATA
• Gestione del libro firma digitale PITRE e disegnatore di processi di firma
• Richieste manutenzioni a Comune e alimentazione piattaforma Floora
• Tenuta chiavi dell’Istituto assegnate al personale docente e distribuzione/ritiro
• Autorizzazioni utilizzo mezzo proprio
• Tenuta registri esperti esterni, in caso di mancanza della collega incaricato
• Adempimenti dematerializzazione/digitalizzazione documenti
• Raccolta dati per monitoraggio (RAV)  e raccolta esiti studenti di classe terza al termine della prima classe delle scuole secondarie ai fini dell’autovalutazione in collaborazione con docenti referenti per l’orientamento e l’autovalutazione di Istituto
• Conservazione documentazione sicurezza e adempimenti relativi alla sicurezza (collaborazione con RSPP, ASPP, Medico competente – visite medico del lavoro docenti – verifica formazione personale e organizzazione corsi formazione – archiviazione e gestione Alfagest – aggiornamento piani emergenza e predisposizione incarichi al personale – coordinamento piani evacuazione e controllo documentazione e modulistica – verifica adempimenti sopralluoghi), in collaborazione con collega ufficio docenti
• Rilascio pareri/nulla-osta per utilizzo locali scolastici da parte di genitori degli alunni o di terzi
• Supporto famiglie nella fase di iscrizione a scuola
• Controllo continuativo e attento della mail dell’ufficio, compresa la cartella SPAM, evasione di quanto di competenza ed eventuale smistamento agli uffici di competenza
• Gestione comodato d’uso dispositivi/strumenti musicali/beni di proprietà dell’Istituto
• Incarico gestione registro accessi
• Verifica continua del sito internet, dell’aggiornamento, della correttezza e completezza dei contenuti 
• Verifica periodica di amministrazione trasparente, in accordo con i colleghi della contabilità (per verifica linee ANAC)
• Verifica periodica dell’aggiornamento delle schede di sintesi, in accordo e confronto continui con i colleghi degli uffici competenti
• Tenuta archivio cartaceo e digitale – server di istituto per la parte di competenza e riordino generale periodico dell’archivio
• Supporto a tutto il personale di segreteria in caso di necessità